Vos vacances tant attendues arrivent à grands pas et vous méritez d'en profiter à chaque seconde
sans vous soucier de votre boîte de réception. Configurez des réponses automatiques et ne vous
demandez plus si votre patron oubliera que vous êtes à Bora Bora et que vous ne pourrez pas vous
rendre à la réunion de mardi.
Cependant, la courtoisie veut que vous fassiez savoir aux gens que leur message a été reçu et
que vous les recontacterez à votre retour. Inutile de le faire manuellement : les utilisateurs
de Microsoft Outlook 365 peuvent activer les réponses automatiques. Cette fonction astucieuse
vérifie vos courriels entrants et y répond avec un message de votre choix - vous pouvez ainsi
laisser votre ordinateur de travail à la maison.
Configurer des réponses automatiques dans Outlook à l'aide d'un modèle
de message
Un modèle est un message standard qui sera automatiquement envoyé à toute personne qui tente de
vous contacter par courrier électronique. Le même modèle de message sera envoyé à toute personne
qui vous envoie un message pendant les dates où vous serez absent du bureau. Voici comment créer
un modèle d'absence du bureau dans Microsoft Outlook :
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Dans la barre d'outils, naviguez jusqu'à Paramètres > Afficher tous les paramètres.
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Une nouvelle fenêtre apparaît. Sélectionnez Réponses automatiques.
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Cliquez sur le bouton pour activer vos réponses automatiques.
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Il est recommandé de choisir la période pendant laquelle vous souhaitez utiliser les
réponses automatiques. Si ce n'est pas le cas, vous devrez désactiver manuellement la
fonction de réponses automatiques.
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Dans la zone de texte, créez un message générique d'absence du bureau.
Outlook vous offre également la possibilité de bloquer votre calendrier et de refuser
automatiquement les invitations à des réunions si vous fixez un délai spécifique pour les
réponses automatiques. La procédure est simple et vous permet de vivre l'instant présent pendant
vos vacances !
Comment configurer les réponses automatiques sur eM Client
Configurer des réponses automatiques lorsque vous n'êtes pas au bureau est un jeu d'enfant avec
eM Client. Vous n'avez pas besoin d'aller sur la page
d'ouverture de session d'Outlook chaque
fois que vous devez configurer un courriel automatique - eM Client est un client de courriel
pour Outlook et d'autres fournisseurs de courriel. Les
réponses automatiques peuvent être
configurées pour votre compte de messagerie directement à partir de l'application eM Client sur
votre bureau. Si vous avez un compte Gmail ou Google Workspace, Microsoft 365, Smartermail,
IceWarp, ou Imageway - alors votre email est compatible avec le système de réponse automatique
d'eM Client. Pour accéder aux réponses automatiques sur eM Client, allez dans Menu > Outils >
Réponses automatiques.
Vous disposez de plusieurs options pour configurer le modèle d'absence du bureau sur eM Client
en fonction de vos préférences :
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Des réponses automatiques peuvent être définies pour une période donnée.
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Vous pouvez choisir de n'envoyer des réponses automatiques qu'aux personnes figurant
déjà dans votre liste de contacts. Vous pouvez également choisir de rédiger un message
différent pour les expéditeurs qui ne font pas partie de votre organisation.
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Créez plusieurs modèles pour vos comptes de messagerie liés. Vous pouvez élaborer des
réponses uniques en dehors du bureau en fonction de l'objectif de chaque compte de
messagerie.
Les réponses automatiques peuvent être configurées directement à partir de votre application eM
Client pour tous les comptes de messagerie électronique que vous avez liés, même si vous n'êtes
pas un utilisateur d'Outlook. Cela simplifie le processus et vous permet de vous concentrer sur
la préparation de votre valise au lieu de répondre à des messages qui peuvent attendre.
Comment rédiger un modèle de message d'absence du bureau
Les meilleurs modèles d'e-mails en dehors du bureau vont droit au but et fournissent des
informations utiles au destinataire. Il y a quelques points à ne pas oublier lors de la création
d'un modèle d'e-mail pour absence du bureau afin de s'assurer qu'il est informatif. Votre
réponse automatique doit être concise et indiquer un contact possible pour la personne chargée
de gérer les tâches pendant votre absence. Indiquez les heures auxquelles vous serez absent du
bureau et l'heure à laquelle vous prévoyez de répondre aux messages entrants.
Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités offertes par eM Client ? Consultez notre blog
pour savoir comment utiliser eM Client et rester informé des nouvelles mises à jour.