Comme pour les bonnes vieilles lettres sur papier, il est préférable de laisser une signature
lors de l'envoi d'un courriel officiel. Outre l'image/logo, elle permet aux destinataires de
connaître votre nom et votre fonction au sein de l'entreprise. Dans certains cas, elle inclut
même des coordonnées ou des liens vers des réseaux sociaux afin que les destinataires puissent
vous contacter via d'autres canaux de communication. Voyons ce qui fait une bonne signature
d'e-mail et comment créer une signature dans différentes applications/services.
Qu'est-ce qui fait une signature parfaite ?
La plupart des entreprises ont des lignes directrices concernant l'aspect des signatures et vous
les recevez généralement avec votre nouvelle boîte aux lettres, mais quels sont les principes à
suivre si vous devez en créer une de toutes pièces ? La signature doit être simple, lisible et
efficace, qu'il s'agisse d'une signature personnelle ou d'une communication au nom d'une
entreprise sans que votre nom y soit attaché. Bien que cela semble évident, il existe de
nombreux exemples de ce qu'il ne faut pas faire. Nous sommes ici pour discuter de la manière
dont il faut procéder.
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Obviously, you want to include your name and last name
It is polite and you want the other person to know who they are communicating with. There is
no need to include an email since it is displayed by the email app anyway. Consider whether
the phone number must be included, anyone who has it will be able to contact you which isn’t
what you always want.
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N'incluez pas de polices "funky", de gifs ou trop de liens vers des médias sociaux.
En d'autres termes, n'exagérez pas dans la promotion de votre entreprise ou de vous-même, ni
dans les éléments stylistiques. Il en va de même pour les couleurs et l'abondance de polices
différentes. L'utilisation conjointe de polices Comic-Sans et Papyrus colorées est un
parfait exemple d'exagération. Si l'entreprise a sa propre identité visuelle, il est
préférable de s'y tenir. La seule exception à cette règle est le logo de l'entreprise, qui
doit être présent dans toute bonne signature.
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Une signature courte et professionnelle
"Si vous incluez trop d'informations, vous risquez d'être distrait et peu attrayant. Trois
ou quatre lignes devraient donc suffire. Évitez d'inclure des détails trop personnels ou non
professionnels. Il peut s'agir de n'importe quoi : une photo de vous et de votre famille, un
lien vers une page Instagram personnelle ou des citations de vos films préférés.
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Verify that the signature is displayed correctly on various platforms
The last thing you want is a signature to be displayed incorrectly (due to the different
display sizes). Or even worse, as a bunch of broken HTML code which equals not having a
signature at all.
Nous pourrions continuer la liste, mais le mieux est de jeter un coup d'œil sur quelques bons et
mauvais exemples sur le web, d'appliquer votre propre identité visuelle et de vous en tenir à
ces règles de base, le reste devrait être un jeu d'enfant.
Création d'une signature
Comme nous l'avons déjà mentionné, la signature peut faire ou défaire vos courriels
professionnels. Sans elle, nous ne pouvons pas imaginer des courriels officiels et, de nos
jours, une signature bien structurée est indispensable. Voyons comment créer une signature dans
Outlook, eM Client et Gmail.
Comment créer une signature dans Gmail
Gmail est une application web, elle l'a toujours été, mais cela lui confère quelques avantages.
L'un d'entre eux est que vous pouvez créer une signature et que les applications qui prennent en
charge la synchronisation des signatures la téléchargeront, sans qu'il soit nécessaire de la
configurer dans chaque application séparément. Voyons comment créer une signature Gmail à partir
de zéro.
Commencez par vous connecter à votre compte Gmail, puis cherchez l'icône en forme de roue dentée
dans l'angle supérieur droit de la page de la boîte de réception Gmail. En cliquant sur ce
bouton, vous ouvrirez un menu déroulant contenant des paramètres rapides. Pour accéder aux
paramètres principaux, vous devez cliquer sur le bouton "Voir tous les paramètres". Une fois que
vous êtes dans les "Paramètres" de Gmail, faites défiler la section "Général"
jusqu'à ce que
vous voyiez "Signatures".
Le reste est assez simple : nommez une nouvelle signature, ajoutez le texte, l'image et les
liens à l'aide de l'éditeur de texte, puis définissez les conditions d'utilisation de la
signature. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer les modifications" en
bas de
la liste des paramètres. Il convient de noter que vous pouvez avoir plusieurs modèles de
signature Gmail et que chaque signature est limitée à 10 000 caractères.
Comment créer une signature dans Outlook
Si vous utilisez Outlook et que vous vous demandez comment créer une signature, nous espérons
vous aider.
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Pour créer une signature, lancez l'application Outlook et ouvrez un nouveau message. Dans la
fenêtre du nouveau message, accédez au menu Message dans la barre d'outils supérieure,
sélectionnez Signature, puis Signatures.
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Lorsque les paramètres de la signature sont ouverts, recherchez la section "Sélectionner
la
signature à modifier" et, en dessous, vous devriez voir le bouton "Nouveau".
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Cliquez sur "Nouveau" et composez votre signature, définissez-la comme signature par
défaut
pour le compte concerné et/ou définissez-la également comme signature par défaut pour les
réponses et les transferts. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "OK"
pour
enregistrer la signature.
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Si vous souhaitez également savoir comment modifier la signature d'un courriel dans Outlok,
c'est très simple. Cliquez sur le bouton signature dans la fenêtre de composition et
choisissez la signature.
"Ok, mais comment modifier ma signature dans Outlook ? Pour modifier une signature existante,
retournez au menu "Signature", sélectionnez la signature que vous avez créée précédemment et
vous pouvez la modifier ci-dessous dans la section "Modifier la signature". Appuyez à
nouveau
sur le bouton "OK" pour confirmer les modifications et le tour est joué.
Pour supprimer la signature, sélectionnez l'une de vos signatures et cliquez sur
"Supprimer"
sous la section "Sélectionner la signature à modifier".
Comment créer une signature dans Outlook 365
Si vous préférez Outlook 365 à Outlook classique, cette partie de l'article est faite pour vous.
Comme pour Gmail, les paramètres sont situés dans le coin supérieur droit, il s'agit également
d'une icône d'engrenage et vous devez également cliquer sur un bouton pour afficher la liste
complète des paramètres. Dans ce cas, il s'agit du bouton "Afficher tous les paramètres
Outlook".
Ouvrez ensuite la section "Composer et répondre" et vous y verrez la "Signature
d'e-mail".
Contrairement à Gmail, Outlook 365 n'autorise qu'une seule signature par compte, mais pour le
reste, vous trouverez un ensemble presque identique d'options de formatage pour votre signature.
Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose, car cela permet de rester intuitif et il n'y a
pas grand-chose à faire pour créer une signature de base. Les conditions d'utilisation de la
signature sont également présentes, de sorte que vous pouvez contrôler quand la signature sera
ajoutée, quand elle sera laissée de côté ou si vous souhaitez l'ajouter manuellement.
Vous ne savez pas comment créer une jolie signature ? Essayez le
générateur de signature d'email !
Que vous ayez besoin d'inspiration ou que vous souhaitiez simplement voir à quoi ressemblera la
signature finale lorsqu'elle sera envoyée, le générateur gratuit de signature d'e-mail peut vous
aider. De plus, il peut vous faire gagner du temps, ce que les personnes ayant un emploi du
temps chargé apprécieront certainement. Nous avons sélectionné pour vous des générateurs de
signature qui se démarquent.
Gimmio signature generator - Des fonctionnalités intéressantes
mais beaucoup d'entre elles sont
payantes et vous êtes limité à une seule signature. Seuls les modèles prédéfinis sont
disponibles sans enregistrement, si vous souhaitez créer un modèle personnalisé, vous devrez
vous inscrire, mais l'exportation de signature ne nécessite pas de compte.
Signature.email - Offre un grand nombre de modèles
minimalistes avec un look propre et vous
pouvez également créer des modèles personnalisés sans enregistrement. L'interface propre et
intuitive est également un bonus appréciable. La signature finale peut être envoyée à votre
courriel ou copiée dans le presse-papiers, mais seulement après avoir complété l'enregistrement
du compte. Si vous n'en avez pas besoin, il vous suffit de sélectionner le texte et d'utiliser
le bon vieux copier/coller.
MySignature - Les modèles de ce générateur sont plus
colorés et diversifiés. Ils sont également
répartis dans les catégories suivantes : convivial, professionnel, moderne, élégant et créatif.
Certains modèles sont bloqués derrière un mur payant, ce qui limite les choix, mais il y a
encore beaucoup de modèles gratuits à choisir. Si vous ne pouvez pas choisir l'un des modèles
disponibles, un modèle de toile vierge est également disponible. Les signatures ne peuvent être
copiées/collées à partir du site web que si vous êtes un utilisateur gratuit.
Hubspot - Cet outil possède de
nombreuses fonctionnalités et vous avertit même si certains
champs importants ne sont pas remplis ou si les données sont incorrectes (par exemple, mauvais
format d'adresse électronique). L'interface est élégante, les modèles sont propres et
professionnels, mais pour obtenir une signature que vous venez de créer, il est nécessaire de
spécifier le site web de votre entreprise et le nombre d'employés qu'elle compte. Ce n'est pas
un problème, mais d'autres services n'exigent pas cela.
Comment apposer une signature dans le client eM
eM Client offre de nombreuses options de personnalisation et les signatures ne font pas
exception à la règle. Dans cette partie de l'article, nous allons examiner de plus près la
fonctionnalité des signatures dans eM Client.
Accédez au Menu du client eM et cliquez sur Paramètres. Allez dans Courrier
et ouvrez la section
Modèles et signatures. Comme son nom l'indique, cette section est divisée en deux :
Modèles de
courrier et Signatures. Pour accéder à l'éditeur de signatures, cliquez sur le
bouton
"Signatures" et une nouvelle fenêtre apparaîtra.
Dans l'éditeur de signature, cliquez sur le bouton "Nouveau", nommez la signature et
insérez ou
tapez la signature dans le champ de texte ci-dessous. Vous pouvez ajouter presque toutes les
mises en forme possibles et imaginables pour rendre la signature attrayante. Une fois la
signature terminée, cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour conserver les modifications.
Si vous avez déjà une signature dans un fichier HTML, elle peut être importée à l'aide du bouton
"Importer" et si vous avez des signatures dans des comptes Gmail ou Exchange, eM Client
peut
même les synchroniser à partir du serveur, de sorte que vos signatures existantes ne doivent pas
être transférées tant que vous utilisez Gmail ou Exchange avec eM Client. Outre l'importation et
la synchronisation des signatures, vous pouvez enregistrer vos signatures composées dans eM
Client. Il vous suffit de cliquer sur le bouton "Enregistrer sous" dans l'éditeur de
signatures
et d'enregistrer la signature en tant que fichier HTML.
Revenons aux paramètres "Modèles et signatures", car il reste encore quelques points à
couvrir.
Dans la section "Signatures", vous pouvez sélectionner la signature que vous souhaitez
utiliser
avec un compte spécifique. Que vous souhaitiez utiliser une signature différente ou la même pour
chacun de vos comptes, vous pouvez également définir des signatures de compte différentes pour
les nouveaux courriels, les réponses ou les transferts, tout cela est possible au cas où vous
souhaiteriez avoir des signatures différentes pour différents scénarios.
Si vous voulez garder les choses simples, vous pouvez laisser ces paramètres à leur valeur par
défaut et choisir la signature d'un nouveau courriel dans la liste lors de la composition du
message.
N'hésitez pas à essayer eM Client et si vous l'utilisez déjà, nous espérons que vous avez trouvé
cet article utile et instructif.