Fonctionnalités IA d’eM Client

eM Client utilise l’intelligence artificielle pour vous aider à rédiger, lire, rechercher et organiser vos e-mails. Dans les versions précédentes, l’IA se limitait à la rédaction et à la réécriture de texte ; à partir d’eM Client 11, un éventail plus large de fonctionnalités est disponible, notamment un Assistant IA, des résumés, la recherche et la création de règles en langage naturel, ainsi que des suggestions automatiques dans le détail du message.

Le fournisseur d’IA actuel d’eM Client est OpenAI.

Dans cet article, nous expliquerons comment fonctionnent les fonctionnalités IA, quand des données sont envoyées au fournisseur d’IA et comment désactiver tout ou partie de ces fonctionnalités.

Comment fonctionne l’IA dans eM Client ?

Il n’existe que deux types d’actions IA dans eM Client, et la différence est importante pour votre vie privée :

• Fonctionnalités à la demande (explicites) – rien n’est envoyé tant que vous n’effectuez pas une action : cliquer sur un bouton, ouvrir un outil, saisir une invite. Si vous n’appuyez jamais sur le bouton, aucune donnée ne quitte votre ordinateur.
• Fonctionnalités à l’affichage – elles s’exécutent lorsqu’un message est affiché ; le contenu du message que vous lisez est donc envoyé pour analyse sans clic supplémentaire.

Voici comment se répartissent les différentes fonctionnalités – cliquez sur l’une d’elles pour accéder à sa description :

L’IA dans eM Client est-elle sécurisée ?

Les informations utilisées pour la génération, l’analyse ou l’édition de texte sont envoyées uniquement au fournisseur d’IA et ne sont ni stockées ni enregistrées nulle part par eM Client. Nous ferons toujours de notre mieux pour protéger vos données et votre vie privée autant que possible.

Les fonctionnalités à la demande n’envoient des données qu’après une action explicite de l’utilisateur : un clic sur Répondre avec l’IA, Résumer ou le bouton AI, l’ouverture de l’Assistant IA, le lancement d’une recherche en langage naturel, etc. Pour ces fonctionnalités, eM Client ne collectera et n’enverra jamais de lui-même le contenu de vos messages.

Les fonctionnalités à l’affichage fonctionnent différemment. Les boutons de réponse rapide et la détection des tâches et des événements doivent examiner un message pour pouvoir faire des suggestions ; lorsque vous ouvrez un message, son contenu est donc envoyé pour analyse. Cela ne concerne que le message que vous consultez – eM Client n’analyse pas votre boîte aux lettres en arrière-plan.

Si vous préférez que rien ne soit envoyé automatiquement, vous pouvez désactiver individuellement les fonctionnalités à l’affichage et ne conserver que celles à la demande, ou désactiver entièrement l’IA. Les instructions figurent ci-dessous.

Fonctionnalités IA à la demande

Ces fonctionnalités ne font rien tant que vous ne les sollicitez pas :

• Assistant IA

  

  eM Client : Assistant IA

  L’Assistant IA se trouve dans la barre latérale, vous accompagne dans toutes les sections de l’application et comprend le langage naturel : il vous suffit de lui dire ce dont vous avez besoin. Il peut trouver et ouvrir des e-mails selon pratiquement n’importe quel critère, gérer votre boîte aux lettres (marquer d’un drapeau, épingler, déplacer ou organiser des messages), rédiger des réponses et rechercher des informations complémentaires en ligne. Il peut également vous aider à préparer des e-mails complexes ou des envois en masse en rassemblant et en organisant les informations nécessaires.

  Vous pouvez enregistrer vos invites favorites, ajuster le niveau d’effort en fonction de la tâche et choisir le modèle d’IA utilisé par l’Assistant. Pour en savoir plus, consultez la page Assistant IA.

• Répondre avec l’IA

  

  eM Client : options de Répondre avec l’IA

  Utilisez le bouton Répondre avec l’IA pour rédiger instantanément une réponse au message sélectionné. Le programme prendra le contenu du message sélectionné et l’utilisera comme base pour la réponse – mais vous pouvez définir des instructions précises sur ce que la réponse doit contenir.
  Une réponse générale reprendra les points soulevés dans l’e-mail d’origine, mais vous pouvez aussi préciser que vous souhaitez rédiger un e-mail de remerciement, indiquer que vous n’êtes pas intéressé par les éléments ou événements mentionnés dans le message, demander plus de détails ou expliquer que le message doit être envoyé à quelqu’un d’autre.

  Une fois la réponse rédigée, vous pouvez bien sûr toujours y apporter des corrections avant de cliquer sur le bouton Envoyer.

• Assistant de rédaction IA

  

  eM Client : Assistant de rédaction IA dans la fenêtre de composition

  L’assistant de rédaction IA est intégré directement à la fenêtre de composition : vous obtenez de l’aide pour votre message sans jamais perdre le fil. Le bouton AI fonctionne de deux manières, selon que du texte est sélectionné ou non.

  Rédiger un nouveau texte. Cliquez sur le bouton AI sans rien sélectionner : eM Client vous suggère ce que vous pourriez écrire (un message, une annonce, une demande d’informations, etc.). Choisissez l’une des options, ou ignorez-les et saisissez plutôt votre propre invite.

  Modifier un texte existant. Sélectionnez d’abord une partie de votre message avec la souris, puis ouvrez le sous-menu du bouton AI. Vous pouvez alors raccourcir ou allonger le texte sélectionné, le relire, le reformuler, en changer le ton ou le réécrire à la première personne.

  Une fois le texte généré, vous pouvez bien sûr toujours y apporter des corrections avant de cliquer sur le bouton Envoyer.

• Résumé IA

  

  eM Client : Résumé IA

  Inutile de tout lire. Cliquez sur le bouton Résumer dans la ligne d’objet de n’importe quel message pour obtenir un aperçu rapide des points principaux, qu’il s’agisse d’un seul e-mail ou d’une conversation entière : vous êtes à jour en quelques secondes, sans avoir à faire défiler chaque réponse.

  Rien n’est résumé tant que vous ne cliquez pas, mais le bouton se trouve dans un encadré du détail du message qui ne peut pas être masqué depuis les barres d’outils. Il dispose donc de son propre interrupteur dans Paramètres > Intelligence artificielle > Fonctionnalités si vous préférez ne pas le voir du tout.

• Recherche en langage naturel

  

  eM Client : Recherche en langage naturel

  Ouvrez-la depuis n’importe quel endroit de l’application avec Ctrl + Maj + U ou via Outils > Requête en langage naturel, puis décrivez ce que vous recherchez en tapant une phrase normale. eM Client convertira votre demande en mots-clés de recherche appropriés grâce à l’IA.

• Création de règles par IA

  

  eM Client : Règles IA

  Décrivez le résultat souhaité avec vos propres mots et l’IA créera la règle pour vous à partir des options disponibles, sans que vous ayez à assembler vous-même les conditions et les actions.

• Écrire dans mon style

  

  eM Client : paramètres Écrire dans mon style

  Configurez pour chacun de vos comptes une rédaction IA personnalisée qui vous ressemble vraiment. Présentez-vous brièvement à eM Client et décrivez votre façon d’écrire, ou laissez l’IA générer cette description pour vous et apprendre votre style à partir de vos e-mails envoyés. Chaque brouillon ou réponse générés par l’IA reflétera alors votre ton et votre manière de vous exprimer, inclura les informations que vous indiquez ou utilisera le type de liens ou la mise en forme définis dans vos instructions.

  Ces deux étapes sont explicites : l’option Générer un résumé (section À votre sujet) et l’option Analyser les e-mails envoyés (section Style d’écriture et instructions personnalisées) ne s’exécutent que lorsque vous les lancez depuis Paramètres > Intelligence artificielle > Composer. Vos e-mails envoyés ne sont jamais analysés sans votre demande.

Fonctionnalités IA à l’affichage

Elles s’exécutent lorsqu’un message est affiché. Chacune peut être désactivée séparément dans Paramètres > Intelligence artificielle > Fonctionnalités.

• Boutons de réponse rapide

  

  eM Client : Boutons de réponse rapide

  L’IA analyse le message que vous avez ouvert et génère des boutons de réponse utiles : cliquez sur celui qui vous convient, et il servira d’invite pour la réponse générée.

• Détection des tâches et des événements

  

  eM Client : Créer une tâche ou un événement depuis l’aperçu du message

  eM Client peut détecter les informations pertinentes dans le contenu du message et vous proposer de créer un événement ou une tâche directement depuis le panneau de détail du message – une planification en un seul clic, sans ressaisir les dates, les heures ou les détails.

Comment désactiver l’IA

Option 1 : désactiver toutes les fonctionnalités IA

Vous pouvez désactiver ou activer les fonctionnalités d’intelligence artificielle dans menu > Paramètres > Intelligence artificielle > Général.
La désactivation de ce paramètre masquera tous les boutons AI dans l’interface du programme afin qu’ils ne puissent pas être utilisés, même par accident, et aucune donnée ne sera envoyée au fournisseur d’IA.

Option 2 : garder l’IA activée et désactiver certaines fonctionnalités

Si vous souhaitez que l’IA soit disponible lorsque vous la sollicitez, mais que rien ne soit analysé automatiquement, laissez l’IA activée dans Général et accédez à Paramètres > Intelligence artificielle > Fonctionnalités.

Vous pouvez y désactiver les trois fonctionnalités à l’affichage (boutons de réponse rapide, détection des tâches et détection des événements) afin que rien ne soit envoyé à l’ouverture d’un message, tandis que les fonctionnalités à la demande restent disponibles lorsque vous en avez besoin. La fonction Résumer dispose elle aussi d’un interrupteur à cet endroit, car son encadré dans le détail du message ne peut pas être masqué autrement.

Les autres fonctionnalités à la demande n’ont pas besoin de leur propre interrupteur : les boutons comme Répondre avec l’IA peuvent simplement être masqués des barres d’outils dans les paramètres correspondants si vous ne souhaitez pas qu’ils vous gênent.