Les programmes de traitement des données offrent une fonction appelée fusion de courrier qui
permet aux utilisateurs d'envoyer une lettre ou un document similaire à de nombreux
destinataires. Elle permet de connecter un modèle de formulaire unique à une source de données
qui fournit des informations telles que le nom et l'adresse du destinataire, ainsi que d'autres
informations prédéfinies et complémentaires.
Le courrier électronique de masse, également connu sous le nom de "mass mail",
désigne l'envoi
de campagnes promotionnelles par courrier électronique à une large liste de contacts (clients,
abonnés, prospects, etc.) dans un but précis, par exemple pour promouvoir un produit ou relayer
des informations essentielles.
Fusionner des courriers dans Gmail
Pour commencer, téléchargez Mail
Merge pour Gmail. Vous pouvez télécharger le module
complémentaire sur votre compte Google ou, si vous êtes administrateur d'un espace de travail
Google, l'installer pour tous les utilisateurs de votre domaine d'espace de travail Google.
Après l'installation du module complémentaire, veuillez suivre les étapes suivantes :
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Accédez à la feuille de calcul Google, cliquez sur le menu Add- ons et vous verrez un
nouveau menu intitulé Fusion de courriers avec pièces jointes.
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Cliquez sur le menu Créer un modèle de fusion pour cloner le modèle de fusion de
courrier vierge dans votre feuille de calcul Google. Il contient des colonnes telles que
Prénom, Adresse e-mail, etc. mais vous pouvez en ajouter d'autres.
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Accédez au menu Importer Google Contacts pour intégrer tous les groupes de
contacts
Google Contacts existants dans Mail Merge. Cela permet de gagner du temps, mais vous
pouvez également saisir manuellement les prénoms, adresses électroniques et autres
informations des destinataires dans la feuille Mail Merge.
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Dans la colonne Pièces jointes, vous pouvez attribuer des pièces jointes uniques
à
chacun de vos destinataires. Accédez à Google Drive, cliquez avec le bouton droit de la
souris sur un fichier et choisissez Obtenir le lien pour copier l'URL du fichier,
que
vous pouvez ensuite coller dans la feuille. Vous pouvez également inclure plusieurs
fichiers, mais n'oubliez pas d'utiliser des virgules pour séparer les URL.
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Lorsque vous exécutez une fusion de courrier, tous les messages sont envoyés
immédiatement. Vous pouvez toutefois programmer l'envoi d'e-mails à une date ultérieure
et le programme le fera automatiquement. Pour programmer un courrier électronique, allez
dans la colonne Date programmée et saisissez la date et l'heure auxquelles vous
souhaitez que le courrier électronique soit envoyé.
Maintenant que la feuille de calcul est prête, nous pouvons créer un projet de message :
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Accédez à votre compte Gmail et créez un nouveau projet de message. Vous pouvez inclure
un ou plusieurs champs variables dans le message électronique en utilisant la notation
{{nom du champ}}. Ces champs seront remplacés par les valeurs réelles de la
feuille lors
de l'envoi des courriels.
Par exemple, si vous souhaitez envoyer un courrier électronique à un groupe dont le
contenu du corps du message est essentiellement similaire, à l'exception de quelques
champs comme le prénom et la ville, qui seront uniques pour chaque message, vous devez
ajouter des colonnes dans la feuille pour chacun de ces champs variables. Dans votre
brouillon Gmail, vous pouvez faire référence à ces champs variables en tant que
{{Prénom}}, {{Ville}}, etc. Vous pouvez également inclure des pièces jointes dans
le
message et elles seront envoyées avec chaque e-mail.
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Maintenant que le modèle est prêt, accédez à la feuille de fusion de courrier et
choisissez Exécuter la fusion de courrier pour commencer à envoyer des courriers
électroniques. Choisissez le brouillon Gmail que vous avez créé à l'étape précédente et
cliquez sur le bouton Exécuter. Le module complémentaire enverra instantanément
des
e-mails aux adresses dont la colonne Date prévue est vide, tandis que les autres seront
placées dans la file d'attente et seront envoyées automatiquement à la date et à l'heure
définies.
Fusionner le courrier dans Microsoft Outlook
Avant de commencer, ouvrez un document vierge dans Word et tapez le corps du message
électronique que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez ensuite lancer le publipostage.
- Allez dans Mailings > Start Mail
Merge > E-mail Messages.
-
Vous devez maintenant importer une liste de diffusion, mais si vous n'en avez pas, vous
pouvez en créer une pendant la fusion de courrier.
Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, formatez la colonne des codes postaux ou des
codes ZIP en texte afin de préserver les zéros. Si vous souhaitez utiliser vos contacts
Outlook, assurez-vous qu'Outlook est votre programme de messagerie par défaut et qu'il
s'agit de la même version que Word.
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Vous devez maintenant lier votre liste de diffusion à votre message électronique. Allez dans
Mailings > Select Recipients. Choisissez ensuite une source de données, puis cliquez
sur
Fichier > Enregistrer.
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Ajoutez un contenu personnalisé au message électronique en accédant à Mailings > Greeting
Line. Sélectionnez le format que vous souhaitez utiliser, cliquez sur OK pour
insérer le
champ de fusion, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer.
- Select Preview Results, then select
Sélectionnez Prévisualiser les résultats, puis sélectionnez Suivant ou
Précédent, afin de
voir les noms et les adresses dans le corps de votre lettre.
-
Sélectionnez Terminer et fusionner > Envoyer des messages électroniques.
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Dans le champ À, choisissez la colonne ou le champ d'adresse électronique de
votre liste de diffusion.
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Dans la case Objet, saisissez l'objet du message.
-
Dans la zone Format du courrier, sélectionnez HTML (paramètre par défaut) ou
Texte
brut pour envoyer le document dans le corps du message électronique.
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Ensuite, sous Envoyer des enregistrements, sélectionnez l'une des options
suivantes
: Tous les enregistrements, L'enregistrement actuel, De et À.
-
Cliquez ensuite sur OK pour lancer la fusion de courrier.
-
Allez ensuite dans Fichier > Enregistrer..
Emails en masse dans le eM Client
eM Client a simplifié l'envoi de courriers électroniques en masse. Il vous suffit de suivre les
étapes suivantes :
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Créez un nouveau message et saisissez toutes les adresses électroniques auxquelles vous
souhaitez envoyer le message dans le champ À.
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Tapez l'objet de votre courriel dans la ligne d'objet.
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Saisissez le courriel que vous souhaitez envoyer.
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Lorsque le courrier électronique est prêt à être envoyé, il vous suffit de cliquer sur
la flèche située à côté de "Envoyer", qui fait apparaître un menu déroulant, et
de
sélectionner "Envoyer en tant que courrier de masse".
Cela vous permet d'envoyer les courriels à tous les destinataires, sans qu'ils sachent qui
d'autre les a reçus et sans que chaque copie des courriels ne soit envoyée qu'à eux.
Vous pouvez également utiliser cette fonction avec une liste de distribution. Par exemple, vous
devez envoyer un courriel à un groupe spécifique de personnes. Au lieu de saisir manuellement
les courriels, vous pouvez simplement créer une liste de distribution.
Pour créer une liste de distribution :
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Cliquez sur la flèche située à côté de Nouveau, dans le coin supérieur droit, et
sélectionnez Liste de distribution.
-
Nommez la liste de distribution et ajoutez des membres à la liste.
Lorsque vous créez un nouvel e-mail, il vous suffit d'indiquer le nom de la liste de
distribution dans le champ À. Rédigez votre courriel, puis envoyez-le en tant que courriel de
masse. Tous les destinataires restent cachés.
Vous pouvez également utiliser des variables dans vos messages.
Pour ajouter des variables :
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le corps du message lors de la rédaction
d'un nouveau message.
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Sélectionnez Insérer > Variable.
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Sélectionnez l'une des variables générales ou spécifiques au contact prédéfinies.
Note : Si vous souhaitez insérer des données de contact spécifiques, le contact doit être enregistré dans l'application eM Client et les champs requis doivent être remplis.