Les courriers électroniques formels peuvent être utiles à bien des égards. La plupart du temps,
vous écrivez ce type de courriel lorsque vous devez contacter une personne que vous ne
connaissez pas ou qui est d'une certaine manière plus haut placée dans la hiérarchie sociale. On
l'utilise de préférence dans le monde des affaires, de la politique ou lors de négociations en
général. La question est de savoir comment rédiger un courriel formel qui donne de bons
résultats. Comme certaines personnes peuvent éprouver des difficultés à rédiger un tel courriel,
nous allons examiner les meilleures pratiques qui vous aideront à éviter les erreurs et à faire
preuve de professionnalisme.
Format formel du courrier électronique
Il est conseillé de diviser votre courriel formel en paragraphes afin d'en faciliter la
compréhension. La cohérence de la mise en forme est indispensable et vous devez éviter à tout
prix les fautes de frappe et de grammaire, en particulier lorsqu'il s'agit du nom des personnes.
Un courrier électronique bâclé et truffé d'erreurs n'est pas ce que vous recherchez.
La première étape consiste à utiliser une ligne d'objet claire et concise. Ne pas utiliser
l'objet du message est une grave erreur, car il peut être considéré comme du spam. Vous devez
fournir des informations générales sur votre demande tout en conservant une longueur
raisonnable. Voici un bon exemple.
Réunion obligatoire du personnel - 11 novembre, 10h15
Comme vous pouvez le constater, il vous donne les informations nécessaires, sans pour autant
surcharger le destinataire.
Une autre partie très importante est la salutation. Elle doit s'adresser à la personne à qui
vous écrivez. Si vous ne la connaissez pas, vous pouvez utiliser une formule générale, comme par
exemple : "À qui de droit" : "À qui de droit". Dans tous les cas, essayez d'éviter les
salutations informelles telles que "Hey" ou autres.
Notre premier vrai paragraphe pourrait être appelé introduction et vous devriez fournir au
lecteur des informations de base sur vous-même et développer brièvement le sujet. Par exemple,
quel sera le sujet de la réunion du personnel ? Supposons que vous souhaitiez organiser une
réunion du personnel sur les marges des produits actuels.
Vient ensuite le corps du message. Il s'agit de notre deuxième paragraphe, dans lequel vous
devez fournir toutes les informations de base nécessaires. Vous attribuerez ici les tâches
concernant les marges et fournirez toute autre information. Fondamentalement, cette partie de
votre courriel formel est destinée à expliquer pourquoi vous écrivez en premier lieu et à
répondre éventuellement à toutes les questions que vos destinataires peuvent se poser, telles
que le lieu de la réunion et la durée estimée de celle-ci.
La clôture est la dernière partie et doit être traitée avec le plus grand soin, car c'est la
dernière chose que voient vos destinataires et elle peut laisser une impression durable. C'est
une très bonne idée d'avoir une signature d'e-mail
cohérente et professionnelle. Vous pouvez
consulter notre blog pour plus d'informations.
Le courrier électronique formel de nos jours
Nous aimerions vous montrer ici comment l'utilisation d'eM Client peut être bénéfique pour votre
travail et vos habitudes. Si vous utilisez régulièrement des courriers électroniques formels, il
est judicieux de créer un modèle, afin de toujours disposer d'un message préparé à l'avance que
vous pouvez modifier rapidement. Les modèles peuvent être créés dans Menu > Paramètres >
Courrier > Modèles et signatures. Vous pouvez également y ajouter et modifier votre signature.
eM Client peut servir d'éditeur de texte complet, de sorte que vos modèles ou signatures peuvent
être adaptés à votre convenance. De plus, il peut vérifier automatiquement vos messages pour
détecter d'éventuelles erreurs. La relecture devient donc un jeu d'enfant. Quelle que soit la
tâche, eM Client est là pour vous aider à toujours laisser une bonne impression.